Guia prático para uma estratégia de comunicação organizacional eficiente

Que a comunicação empresarial é fundamental para o bom funcionamento de qualquer organização, CEOs do mundo inteiro já sabem. Mas, o que é necessário para conseguir definir uma estratégia organizacional eficiente? Em qualquer estratégia comunicacional é indispensável estabelecer muito claramente três fatores: o objetivo da comunicação, os recursos disponíveis e a reputação da empresa.

Ninguém faz um movimento ou diz uma palavra sem um objetivo em mente. É igual em uma grande empresa. Uma mensagem não é planejada ou enviada por ela sem um objetivo muito claro – mesmo que seja somente, informar os acionistas. Logo, para montar uma estratégia de comunicação, é preciso estabelecer de forma clara qual o motivo de tal comunicação. Só com um alvo é possível mirar no lugar certo. O objetivo de uma mensagem é a resposta esperada do público quanto a ela, e é visando esta resposta que se pode começar a trabalhar.

A disponibilidade de recursos se refere a três coisas: dinheiro, recursos humanos e tempo. Quanto a eles, as ordens são razoavelmente simples: não seja pão-duro em nenhum dos itens. Seja qual for o dinheiro necessário para transmitir uma mensagem claramente, tenha certeza que é uma quantia menor do que o necessário para consertar uma comunicação mal feita, remediar os efeitos de uma mensagem entendida errado. Os recursos humanos funcionam baseados no mesmo princípio. Poucos funcionários, por vezes mal capacitados, não conseguem fazer um bom serviço. Logo, a comunicação acaba por ser mal feita, e gerando problemas de diversas naturezas.

Assim como o dinheiro e os recursos humanos, o tempo também deve ser ministrado de acordo com a necessidade. Quanto tempo é preciso para que esse trabalho seja bem feito? Não adianta fazer em 2 meses o que demanda 6 meses de trabalho: essa solução de curto prazo trará problemas futuros muito mais caros e demorados de serem resolvidos.

A reputação é um aspecto que demanda vigilância permanente. Independentemente do tempo, dinheiro e trabalho investidos em uma estratégia de comunicação, se a empresa tiver uma reputação limitada, ou não tiver credibilidade, o esforço terá sido em vão. A reputação é a imagem que o público tem de uma empresa ou organização, não importando qual é a realidade da situação. Ela define se toda sua estratégia será eficaz, ou jogada por água abaixo. Para exemplificar, falemos em nível de universidade. Em um escândalo a respeito de venda de drogas dentro do campus, uma instituição do nível e fama da USP se defenderia muito melhor e esqueceria o fato muito mais rapidamente do que uma faculdade como a Sociesc – faculdade privada de pequeno porte, da cidade de Joinville, SC – mesmo que, em se tratando da Sociesc, o escândalo atingiria somente dimensão local, não nacional. Isso porque, enquanto a USP tem uma boa reputação nacional, a Sociesc tem reputação limitada, regional, e não tão bem solidificada.

A mensagem de uma empresa sem credibilidade é ignorada pelo público e, a de uma organização de reputação limitada, simplesmente não é vista. Já uma empresa de sólida reputação supera mais rapidamente e com menos esforços um tempo de crise, pois sua tentativa de comunicação e diálogo com o público – consumidores e funcionários – é visto com bons olhos pelos mesmos.